إدارة المشتريات المستدامة للمشاريع الكبرى: من خفض التكاليف إلى تحسين أداء الموردين

ما المقصود بإدارة المشتريات المستدامة؟

إدارة المشتريات المستدامة هي منهجية تدمج الاعتبارات البيئية والاجتماعية والاقتصادية والفنية في عمليات شراء المنتجات والمواد والخدمات، بدايةً من تحديد الاحتياج وإعداد المواصفات، وصولًا إلى تأهيل الموردين وتقييم العروض ومتابعة الأداء بعد التعاقد.

لا تعني المشتريات المستدامة شراء المنتجات الأعلى سعرًا أو اختيار المواد التي تحمل وصفًا بيئيًا فقط، وإنما تعني اتخاذ قرار شراء مبني على أدلة واضحة يوازن بين الجودة، والتكلفة، والأثر البيئي، والعمر التشغيلي، والمخاطر، وقدرة المورد على الالتزام بمتطلبات المشروع.

يقدم معيار ISO 20400 للمشتريات المستدامة إرشادات تساعد المؤسسات بمختلف أحجامها وقطاعاتها على دمج الاستدامة في سياسات وإجراءات وقرارات المشتريات.

ويمكن للمنشآت والمطورين والمقاولين الاستفادة من خدمة إدارة المشتريات المستدامة للمشاريع الكبرى لتطوير معايير الموردين والمواد وإدراج متطلبات الاستدامة في وثائق المنافسة والعقود.

لماذا تحتاج المشاريع الكبرى إلى المشتريات المستدامة؟

تحتوي المشاريع الكبرى على عدد كبير من الموردين والمقاولين والمواد والمعدات والخدمات اللوجستية. وقد يؤدي اختيار مورد غير مؤهل أو مادة منخفضة الجودة إلى زيادة تكاليف الصيانة، أو تأخير التنفيذ، أو ارتفاع استهلاك الطاقة والمياه، أو ظهور مشكلات بيئية وتشغيلية بعد بدء المشروع.

يساعد تطبيق المشتريات المستدامة على تحقيق الفوائد التالية:

• تحسين جودة المواد والمنتجات والخدمات التي يتم شراؤها.
• تقليل المخاطر البيئية والتشغيلية والتعاقدية المرتبطة بالموردين.
• خفض تكاليف التشغيل والصيانة والاستبدال على المدى الطويل.
• تحسين كفاءة استخدام الطاقة والمياه والمواد الخام.
• تقليل النفايات الناتجة عن المنتجات قصيرة العمر أو غير القابلة للإصلاح.
• رفع مستوى الشفافية والتتبع داخل سلسلة الإمداد.
• دعم أهداف خفض الانبعاثات والبصمة الكربونية للمشروع.
• تحويل أهداف الاستدامة إلى اشتراطات تعاقدية قابلة للقياس.
• رفع قدرة المشروع على متابعة الموردين وتقييم أدائهم.
• تعزيز الحوكمة وتقليل القرارات الشرائية المبنية على السعر فقط.

الفرق بين المشتريات التقليدية والمشتريات المستدامة

مراحل تطبيق المشتريات المستدامة في المشاريع

1. مراجعة نظام المشتريات الحالي

تبدأ العملية بمراجعة السياسات والإجراءات الحالية، وفئات الإنفاق، وقاعدة الموردين، والمواصفات الفنية، والعقود، وآليات التقييم والمتابعة. تساعد هذه الخطوة على تحديد الفجوات التي قد تؤثر في جودة قرارات الشراء.

2. تحديد فئات المشتريات ذات الأولوية

لا تحتاج جميع المنتجات والخدمات إلى مستوى التقييم نفسه. لذلك يتم تصنيف فئات الإنفاق وفق قيمتها المالية، وتأثيرها البيئي، وأهميتها التشغيلية، ومدى توفر البدائل، ومستوى المخاطر المرتبط بالمورد أو المادة.

قد تشمل فئات الأولوية في المشاريع الكبرى:

• مواد البناء والتشطيبات.
• الخرسانة والحديد والألمنيوم والزجاج.
• الأجهزة والمعدات الكهربائية والميكانيكية.
• أنظمة التبريد والإضاءة وإدارة الطاقة.
• معدات ترشيد المياه ومعالجة المياه.
• مواد العزل والدهانات والمواد الكيميائية.
• التغليف والنقل والخدمات اللوجستية.
• خدمات إدارة المرافق والصيانة والنظافة.
• معدات الحماية والملابس والمواد التشغيلية.

3. إعداد معايير الاستدامة

يتم إعداد معايير واضحة ومتناسبة مع طبيعة كل فئة. ويجب أن تكون هذه المعايير قابلة للفهم والقياس والتحقق، وأن ترتبط مباشرةً بأهداف المشروع بدلًا من استخدام عبارات عامة يصعب إثباتها.

4. إدراج المتطلبات في المنافسات والعقود

تُدمج متطلبات الاستدامة في نطاق العمل والمواصفات الفنية ونماذج التأهيل ومعايير التقييم وشروط العقد ومؤشرات الأداء ومتطلبات التقارير. وتساعد هذه الخطوة على توضيح مسؤوليات المورد منذ البداية.

5. تقييم الموردين والعروض

تتم مقارنة العروض باستخدام مصفوفة تجمع بين التقييم الفني والمالي والبيئي ومستوى المخاطر. ويجب أن يعتمد التقييم على وثائق وأدلة قابلة للتحقق، وليس على ادعاءات تسويقية عامة.

6. المتابعة بعد الترسية

تستمر إدارة المشتريات المستدامة بعد توقيع العقد من خلال متابعة مؤشرات أداء الموردين، وجودة المنتجات، والالتزام بالمواصفات، والتقارير المطلوبة، والإجراءات التصحيحية عند وجود انحرافات.

أهم معايير تقييم الموردين في المشتريات المستدامة

يختلف تقييم الموردين باختلاف القطاع وحجم العقد ومستوى المخاطر، إلا أن التقييم المتكامل قد يشمل المحاور التالية:

القدرة الفنية والتشغيلية

• الخبرة السابقة في توريد المنتجات أو تنفيذ الخدمات المطلوبة.
• القدرة الإنتاجية واللوجستية والالتزام بمواعيد التسليم.
• أنظمة ضبط الجودة والفحص والتوثيق.
• توفر فرق الدعم والصيانة وقطع الغيار.

الأداء البيئي

• وجود سياسة أو نظام واضح للإدارة البيئية.
• إدارة استهلاك الطاقة والمياه والمواد.
• إدارة النفايات والانبعاثات والمواد الخطرة.
• وجود أهداف وبرامج قابلة للقياس لتحسين الأداء.
• توفر بيانات بيئية موثقة للمنتجات عند الحاجة.

شفافية سلسلة الإمداد

• القدرة على تحديد مصدر المواد والمنتجات.
• توثيق الموردين الفرعيين ومواقع الإنتاج.
• إدارة مخاطر انقطاع التوريد أو الاعتماد على مصدر واحد.
• وجود إجراءات للتحقق من المتطلبات داخل سلسلة التوريد.

الأداء التعاقدي

• جودة التوريدات ومعدل رفض المنتجات.
• الالتزام بالمواعيد والكميات والمواصفات.
• سرعة معالجة الملاحظات والإجراءات التصحيحية.
• الالتزام بتقديم التقارير والوثائق المطلوبة.

كيف يتم تقييم استدامة المواد والمنتجات؟

لا يعتمد تقييم المادة المستدامة على خاصية واحدة، مثل كونها قابلة لإعادة التدوير. فقد تكون المادة قابلة للتدوير، لكنها تستهلك كميات مرتفعة من الطاقة أو يصعب صيانتها أو تحتاج إلى الاستبدال المتكرر.

لذلك يمكن أن يشمل تقييم المواد والمنتجات ما يلي:

• مصدر المادة الخام ومدى إمكانية تتبعها.
• المحتوى المعاد تدويره أو المتجدد داخل المنتج.
• استهلاك الطاقة والمياه خلال التصنيع والاستخدام.
• الانبعاثات المرتبطة بالإنتاج والنقل.
• متانة المنتج وعمره التشغيلي المتوقع.
• احتياجات الصيانة والإصلاح وقطع الغيار.
• وجود مواد خطرة أو مركبات قد تؤثر في البيئة والصحة.
• حجم التغليف وإمكانية إعادة استخدامه أو تدويره.
• مسافة النقل وطريقة الشحن والتخزين.
• خيارات الاستعادة أو إعادة الاستخدام أو التدوير بعد انتهاء العمر.
• توفر إفصاحات أو وثائق بيئية موثوقة للمنتج.

ويجب اختيار المعايير المناسبة وفق وظيفة المادة وموقع استخدامها ومتطلبات المشروع، لأن الأولويات تختلف بين مواد البناء والمعدات الصناعية والأجهزة الكهربائية والمواد الكيميائية والخدمات التشغيلية.

ما دور تكلفة دورة الحياة في قرارات الشراء؟

قد يكون المنتج الأقل سعرًا عند الشراء هو الأعلى تكلفة على المدى الطويل. فقد يستهلك طاقة أو مياه أكثر، أو يحتاج إلى صيانة متكررة، أو يكون عمره التشغيلي قصيرًا، أو يصعب إصلاحه واستبدال أجزائه.

يساعد تحليل تكلفة دورة الحياة على مقارنة البدائل من خلال حساب عناصر مثل:

• تكلفة الشراء والتوريد والتركيب.
• تكلفة استهلاك الطاقة والمياه والمواد التشغيلية.
• تكلفة الفحص والصيانة الوقائية والتصحيحية.
• تكلفة قطع الغيار والإصلاح.
• تكلفة التوقف أو انخفاض كفاءة التشغيل.
• تكلفة الاستبدال خلال عمر المشروع.
• تكلفة النقل أو المعالجة أو التخلص عند نهاية العمر.
• أي قيمة متبقية أو إمكانية لإعادة الاستخدام أو الاسترداد.

يتيح هذا التحليل للإدارة رؤية التكلفة الحقيقية للمنتج أو الأصل، واتخاذ قرار أكثر دقة بدلًا من مقارنة أسعار الشراء وحدها.

إدارة مخاطر الموردين وسلسلة الإمداد

تمثل مخاطر سلسلة الإمداد جزءًا أساسيًا من المشتريات المستدامة، خصوصًا في المشاريع التي تعتمد على مواد مستوردة أو موردين متعددين أو جداول تنفيذ دقيقة.

تشمل المخاطر التي ينبغي تقييمها:

• عدم قدرة المورد على توفير الكميات في الوقت المحدد.
• الاعتماد على مصنع أو مصدر واحد للمواد الأساسية.
• عدم ثبات جودة المنتجات بين دفعات التوريد.
• صعوبة تتبع مصدر المواد أو الموردين الفرعيين.
• ارتفاع الأثر البيئي لعمليات التصنيع أو النقل.
• عدم توفر قطع الغيار أو خدمات الصيانة محليًا.
• تغير الأسعار أو تكاليف الشحن والتخزين.
• عدم التزام المنتج بالمواصفات أو المتطلبات التعاقدية.
• الاعتماد على ادعاءات بيئية غير موثقة.
• تأخر المورد في معالجة حالات عدم المطابقة.

يساعد التصنيف المبكر للمخاطر على وضع شروط مناسبة داخل العقد، وتحديد الوثائق المطلوبة، وإعداد خطط بديلة للتوريد، وتطوير مؤشرات متابعة تتناسب مع أهمية كل مورد.

ما القطاعات التي تستفيد من المشتريات المستدامة؟

يمكن تطبيق إدارة المشتريات المستدامة في مختلف القطاعات، سواء على مستوى مشروع واحد أو على مستوى نظام المشتريات بالكامل داخل المؤسسة.

• المشاريع الحكومية والمرافق العامة.
• مشاريع البنية التحتية والنقل والطرق.
• المشاريع العقارية والمدن والمجمعات السكنية.
• المصانع والمنشآت الصناعية.
• مشاريع الطاقة والطاقة المتجددة.
• الموانئ والخدمات البحرية واللوجستية.
• مشاريع المياه ومعالجة مياه الصرف.
• المستشفيات والمنشآت الصحية.
• الجامعات والمنشآت التعليمية.
• الفنادق والمراكز التجارية والمرافق الكبرى.
• شركات المقاولات وإدارة المشروعات.
• الجهات التي تسعى إلى تحسين أداء الاستدامة وسلاسل الإمداد.

مؤشرات قياس أداء المشتريات المستدامة

تحتاج المؤسسات إلى مؤشرات أداء واضحة لمعرفة مدى نجاح تطبيق المشتريات المستدامة. ويجب اختيار المؤشرات وفق طبيعة المشتريات والبيانات المتاحة وأهداف المشروع.

من أمثلة مؤشرات الأداء:

• نسبة الإنفاق التي خضعت لمعايير استدامة معتمدة.
• نسبة الموردين الذين تم تقييم أدائهم البيئي.
• نسبة العقود التي تحتوي على مؤشرات استدامة قابلة للقياس.
• نسبة المواد التي تتوفر لها بيانات بيئية موثقة.
• مقدار خفض استهلاك الطاقة أو المياه الناتج عن اختيار بدائل أفضل.
• نسبة المنتجات القابلة للإصلاح أو إعادة الاستخدام أو التدوير.
• معدل التزام الموردين بمواعيد التسليم والمواصفات.
• عدد حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية.
• التوفير الناتج عن تحليل تكلفة دورة الحياة.
• نسبة الموردين المحليين أو المواد المتاحة محليًا عندما يكون ذلك مناسبًا للمشروع.

أخطاء شائعة عند تطبيق المشتريات المستدامة

الاعتماد على السعر الأولي فقط

تجاهل تكاليف التشغيل والصيانة والاستبدال قد يؤدي إلى اختيار منتج منخفض السعر لكنه مرتفع التكلفة خلال عمر المشروع.

استخدام شروط عامة وغير قابلة للقياس

عبارات مثل «منتج صديق للبيئة» لا تكفي دون تحديد الأدلة والمعايير والوثائق التي تثبت هذا الادعاء.

إضافة المتطلبات بعد التعاقد

يكون تطبيق معايير الاستدامة أكثر فاعلية عند إدراجها في مرحلة التخطيط والتأهيل والمنافسة، وليس بعد اختيار المورد.

استخدام المعايير نفسها لجميع المشتريات

تختلف المخاطر والتأثيرات بين المواد والمعدات والخدمات؛ لذلك يجب تخصيص المعايير والأوزان لكل فئة.

عدم متابعة المورد بعد الترسية

لا يضمن التقييم المسبق استمرار الالتزام. يجب متابعة المورد وفق مؤشرات واضحة طوال مدة العقد.

الاعتماد على الشهادات وحدها

قد تكون الشهادات مفيدة ضمن عملية التحقق، لكنها لا تغني عن تقييم جودة المنتج وأداء المورد وقدرته على تلبية متطلبات المشروع.

كيف تساعدك شركة البعد البيئي في إدارة المشتريات المستدامة؟

تقدم شركة البعد البيئي دعمًا فنيًا لتطوير وتنفيذ المشتريات المستدامة بما يتناسب مع طبيعة المشروع والقطاع وفئات الإنفاق ومستوى المخاطر.

يمكن أن يتضمن نطاق العمل:

• مراجعة سياسات وإجراءات المشتريات الحالية.
• تحديد فجوات الاستدامة داخل دورة المشتريات.
• تصنيف فئات الإنفاق حسب الأثر والمخاطر والأولوية.
• إعداد سياسة ودليل إجراءات للمشتريات المستدامة.
• تطوير نماذج التأهيل المسبق للموردين.
• إعداد مصفوفات تقييم الموردين والعروض.
• تطوير معايير بيئية واجتماعية وفنية للمواد والمنتجات.
• إدراج متطلبات الاستدامة في المواصفات والمنافسات والعقود.
• إجراء مقارنة بين البدائل باستخدام تكلفة دورة الحياة.
• إعداد مؤشرات وبطاقات أداء لمتابعة الموردين.
• تطوير آليات التحقق والتقارير والإجراءات التصحيحية.
• تقديم توصيات عملية لتحسين الأداء وتقليل المخاطر.

تعرف على تفاصيل خدمة إدارة المشتريات المستدامة للمشاريع الكبرى واطلب تقييمًا مبدئيًا لاحتياجات مشروعك.

الأسئلة الشائعة حول المشتريات المستدامة